批量文件 柔性化 电子签收系统

0投入:使用手机作为扫描器,无需任何额外硬件投入;电脑端仅需添加一个字体文件,就可以输出条形码,无需任何软件投入。

柔性化:在公司中任何需要纸质版本流转的文件,尤其是批量较大的(比如合同),均可以使用此系统进行电子签收。

兼容性:通过字体文件输出条码,其他都是走自己的系统,所以对已经在使用的系统没有任何冲击。

安全性:只有看到纸质版本的文件,才能获得条码。同时,可以配置为条码仅对应跟踪号,即对于公司外的人员,跟踪号是没有价值的。

易查询性:相对原始的纸版签收,此系统可以直接利用email或者在线的查询功能。

可扩展性:如果有需要,可以从公司现有的系统中读取数据。

使用手册/成功案例

以下以上海汽车的成功案例作为该系统的演示。上海汽车每年需要处理上万份合同,目前任然需要填写《合同会签表》。在该系统实施前,时常会发生合同遗失、会签延误、或者采购员来问合同流转到哪里等问题。

电脑端:添加条码字体,即可在《合同会签表》中显示条码。对目前系统没有冲击、也不改变签署人的工作习惯。(点击图片放大查看详情)

第一步:选择签收双方。贵公司可以直接使用,仅需要在第2行手工输入email地址。
技巧:可以输入“快递单号@快递公司”,但是不支持中文

第二步:签收说明。在上海汽车的成功案例中,选择了签收双方后,系统会根据签收人的职位进行自动匹配,提高工作效率。同时,您可以可以自己输入或者选择常用的签收说明。

第三步:扫描条码。点击此按钮后会出现条码扫描窗口。
作为测试,您也可以随手拿一本书扫描其条形码。对于不是用本网站下载的字体(Code39编码),系统会提示Code Incorrect。
同时,您可以可以自己输入或者编辑。

第四步:点击此按钮即可以发出电子签收email。系统提示发送成功,并且在手机本地保存一个副本。

签收双方将受到email作为凭证。

在线查询所有人都可以像查询快递一样查询合同的状态。

© Copyright EMAIL 上海鲲鳌投资管理有限公司ShanghaiC-KisInvestment& Management CO., Ltd.